Client : Un conseil régional

Contexte

A la suite d’un diagnostic mené auprès de la direction en charge des moyens généraux, la collectivité a souhaité être accompagné pour engager des réflexions sur les pistes d’évolution de cette fonction.

Si la direction est aujourd’hui reconnue pour la qualité du service rendu sur les prestations (accueil, gestion du courrier, entretien des locaux, achats de fournitures, du mobilier et des matériels, …) ; son positionnement reste néanmoins celui d’un prestataire logistique répondant aux besoins exprimés par les directions utilisatrices.

Or, cette approche montre aujourd’hui ses limites dans un contexte où la collectivité cherche à renforcer la performance de son organisation et à optimiser l’allocation de ses ressources. La direction des moyens généraux vise désormais un positionnement en tant que direction stratégique et prescriptrice, assurant efficacement et rigoureusement le pilotage des ressources financières et humaines :

• Identification des marges de manœuvre budgétaires,
• Optimisation de la gestion des marchés,
• Programmation et suivi des prestations,
• Accompagnement des directions utilisatrices dans l’expression et la priorisation de leurs besoins.

Dans cette perspective, la collectivité ambitionne de faire évoluer la fonction moyens généraux vers un rôle stratégique et créateur de valeur, en la positionnant comme un véritable partenaire des directions utilisatrices ainsi qu’un levier de performance globale, d’efficience organisationnelle et d’amélioration continue de la qualité de service rendu aux usagers, internes comme externes.

Contenu de l’accompagnement 

Pour accompagner ces réflexions, Axioval a conduit une démarche de parangonnage (benchmark) auprès de collectivités issues de différentes strates territoriales. Cette approche a permis d’apporter à la collectivité un éclairage externe sur les pratiques organisationnelles et les positionnements stratégiques adoptés par d’autres structures en matière de moyens généraux.

L’étude se donnait pour objectif de :

• Offrir une vision élargie du périmètre fonctionnel associé aux moyens généraux, des modalités d’organisation et de fonctionnement, ainsi que des ressources mobilisées (dimensionnement des services, profils d’agents, outils) ;
• Evaluer la maturité de la fonction moyens généraux de la collectivité au regard des pratiques observées dans d’autres structures, à travers une analyse portant sur :
  • Le périmètre fonctionnel couvert par les moyens généraux et l’articulation avec les autres directions ;
  • La structure organisationnelle et la gouvernance de la fonction ;
  • La gestion de la relation avec les usagers internes mais aussi externes (qualité, modalités de service, réactivité) ;
  • Les processus et modes opératoires mis en œuvre ;
  • Les outils et dispositifs de pilotage mobilisés ;
• Identifier les bonnes pratiques et les pratiques innovantes observées dans les autres collectivités susceptibles d’inspirer la démarche de transformation de la fonction moyens généraux au sein de la collectivité accompagnée ;
• Déterminer les leviers d’amélioration et formuler des recommandations opérationnelles permettant d’orienter les choix de la collectivité sur les pistes d’évolution de la fonction et sur les priorités d’action à engager.

Valeur ajoutée et bénéfices de la mission 

À l’issue de cette démarche, Axioval a permis à la collectivité de disposer d’une vision claire et objectivée du positionnement de sa fonction moyens généraux et des marges d’amélioration au regard des pratiques observées dans d’autres collectivités. Cette étude a constitué un levier d’aide à la décision stratégique, facilitant la définition d’orientations cibles et la priorisation des actions à mener pour renforcer l’organisation, le pilotage et la performance de la fonction.